Что писать в карточке клиента психолога

Карточка решает три задачи, а помнят обычно одну

Первая задача очевидна: собрать контекст перед встречей. Когда клиентов пять, контекст держится в голове; когда их двадцать и часть приходит раз в две недели, перед сессией начинается восстановление по переписке — за счёт времени самой сессии.

Вторая задача — не потерять договорённости. Формат, цена, длительность, периодичность обсуждаются один раз и потом живут в чате трёхмесячной давности. Именно здесь возникают неловкие разговоры: психолог не помнит, какую цену назвал в марте, а клиент помнит.

Третья задача — та, о которой думают в последнюю очередь. Записывая сведения о человеке, вы становитесь тем, кто за них отвечает. Закон в этом месте требует не правильного оформления, а другого: объём данных должен соответствовать цели, избыточность не допускается. Поэтому правильный вопрос к каждому полю не «пригодится ли», а «что я сделаю иначе, если это буду знать».

Что записать при первом обращении

На этом этапе человек ещё не клиент, и подробностей о нём знать не нужно. Достаточно того, что позволит связаться и не перепутать его с другим:

• Имя — так, как человек представился. Настоящее оно или нет, выяснится позже и почти никогда не имеет значения.
• Как обращаться: форма обращения или прозвище — оно же потом пригодится как нейтральное имя во внешнем календаре. Двух Артёмов надо как-то различать в списке.
• Контакты — списком, с отметкой основного. Два телефона, почта и мессенджер у одного человека — это норма, а не ошибка ввода.
• Откуда пришёл: рекомендация, публичная страница, сайт, коллега. Через полгода это лучший способ понять, что работает: спрашивать каждого нового человека вы всё равно будете не всегда.
• Запрос его словами — одна-две фразы, как он их сказал.
• Дата обращения.

Почему запрос стоит записать дословно

Формулировка запроса меняется — это и есть работа. Через год человек говорит о себе иначе, чем в первом сообщении, и разница между «не могу заставить себя работать» и тем, к чему вы пришли к двадцатой сессии, сама по себе рабочий материал.

Если исходная фраза не записана, восстановить её будет неоткуда: переписка к тому времени уедет далеко вверх, а память услужливо подставит уже переработанную версию.

Что добавляется после первой встречи: условия работы

Этот блок чаще всего живёт в переписке, а должен лежать в карточке, потому что именно к нему возвращаются:

• Формат: очно или онлайн.
• Цена и валюта.
• Длительность встречи.
• Периодичность: еженедельно, раз в две недели, по договорённости.
• Ссылка на онлайн-встречу — постоянная, если она у вас постоянная.
• Кабинет и его стоимость, если работаете очно и снимаете помещение.
• Дата начала работы.

Условия меняются — прошлое меняться не должно

Клиент переходит с еженедельных встреч на раз в две недели. Цена растёт с нового года. Всё это нормально, и всё это ломает учёт, если условия хранятся одним значением, которое просто перезаписывается.

Правило простое: новая цена действует со следующих встреч, а сессия, которая уже прошла по прежней, так по ней и считается. Иначе любая правка задним числом переписывает финансовую историю целиком, и январский отчёт после мартовского повышения покажет сумму, которой никогда не было.

На бумаге это делается просто: старое значение зачёркивается, новое пишется рядом с датой. В таблице — новой строкой, а не правкой ячейки.

Что накапливается дальше

Дальше карточка перестаёт быть анкетой и становится историей. Накапливается ровно пять вещей:

• Встречи: состоявшиеся, перенесённые, отменённые и неявки.
• Рабочие записи по сессиям.
• Результаты методик, если вы их применяете, — с датами.
• Оплаты: по каким встречам получено, по каким нет.
• Важные даты, о которых вы хотите вспомнить заранее.

Отмены записываются наравне со встречами

Соблазн фиксировать только состоявшееся понятен: отменённая встреча кажется небывшей. Но через полгода на вопрос «он снова переносит или мне кажется?» память отвечает плохо, а запись — точно.

Три переноса подряд видны только в записи. В голове они сливаются с общим ощущением, что «что-то не идёт». Что с этим делать — вопрос вашего метода и вашей супервизии; учёт лишь даёт факты вместо ощущения.

Чего в карточке быть не должно

Методички, которые выдаются в вузе, писались для государственного кабинета: там есть отчётность, проверки и передача клиента другому специалисту. В некоторых из них предлагается заводить карту с паспортными данными и номером СНИЛС. Для частной практики это не просто лишнее — это риск без выгоды.

• Паспортные данные, СНИЛС, адрес регистрации. Терапии они не дают ничего, а утечка превращается из неприятности в проблему.
• Диагнозы. Психолог их не ставит: наблюдения, жалобы и результаты методик — да, диагноз — нет.
• Персональные данные третьих лиц. Имена супруга, начальника, детей — это люди, которые вам согласия не давали. Инициалы или роль несут ту же рабочую информацию.
• Дословные стенограммы «на всякий случай». Это не запись, а архив, который вы не перечитаете и за который отвечаете.

Отдельно: карточка и календарь

Одно уточнение про то, что из карточки может уехать наружу. Если рабочее расписание синхронизировано с обычным календарём, название встречи читают все, кому этот календарь виден: событие «Мария Петрова, тревога, 18:00» появляется на экране блокировки и в общем семейном календаре.

Правило короткое: во внешний календарь уходит время и нейтральная пометка вроде «Клиент М.П.», а имя и тема остаются там, где им место. Подробно про это — в отдельной статье, ссылка на неё в конце.

Бумага, таблица или программа

Распечатанный бланк работает, и довольно долго. Ломается он не резко: сначала перестаёт находиться нужная запись, потом теряется, кто сколько должен, потом оказывается, что перенос был записан на одном листе, а оплата — на другом.

Таблица решает поиск и ломается на истории: строка на клиента не вмещает двадцать встреч, а строка на встречу разносит сведения о клиенте по двадцати строкам. Обычно на этом месте заводят второй лист, и дальше два листа расходятся.

Программа снимает и поиск, и историю, и в этом её единственное преимущество: она не делает записи лучше, она лишь перестаёт мешать их вести.

Общее у всех трёх носителей одно: карточка полезна ровно настолько, насколько она заполняется без усилия. Поле, которое заполняют через раз, хуже отсутствующего — на него нельзя опереться, но выглядит оно так, будто можно.

Бланк карточки клиента

Ниже — основные поля в виде бланка. Кнопка «Распечатать бланк» печатает только его, без остального текста страницы; в диалоге печати можно выбрать «Сохранить как PDF».

Номер записи в строке встречи — это ссылка на рабочую запись: так встреча в списке и запись по ней находят друг друга без перелистывания.

Остальные строки без подсказок оставлены намеренно: подсказка в бланке быстро превращается в поле, которое заполняют, потому что оно есть.