Учёт оплат психолога без отдельной таблицы

Четыре состояния денег

Экран финансов собирается из встреч, а не из отдельной таблицы. За выбранный период встреча попадает ровно в одну категорию: оплачено, не оплачено, ожидается — то есть ещё впереди. Отдельно считаются встречи, которые уже прошли, а статус у них не отмечен; это не сумма, а напоминание сказать, что произошло.

Валюты никогда не складываются между собой — каждая считается своим итогом. Встреча без введённой цены попадает в свою категорию по количеству, но ничего не добавляет к сумме, и Сеансум показывает, сколько таких встреч, — чтобы «мало заработал» не оказалось «не заполнил».

Групповая встреча считается по участникам: у каждого своя сумма и свой статус оплаты, а вся встреча становится оплаченной только когда заплатили все, у кого сумма указана. Один неоплаченный участник не растворяется в общем итоге и остаётся виден.

Расходы и аренда кабинета

Расходы ведутся списком с закрытым набором категорий: аренда, материалы, реклама, обучение, налоги, прочее. Закрытым — чтобы фильтр не рассыпался из-за «Аренды» с лишним пробелом. Регулярный расход можно повторить на несколько месяцев вперёд, и каждая запись остаётся отдельной: изменить одну или «эту и будущие» — разные действия.

Аренда кабинета живёт на самой встрече. Она считается расходом периода, если встреча прошла или клиент не пришёл: во втором случае кабинет всё равно был оплачен, и Сеансум показывает это честно — доход нулевой, расход есть. У отменённой встречи аренда учитывается только если вы отметили, что её списали; у запланированной — никогда.

Операционный учёт, а не бухгалтерия

Это рабочая картина практики, а не финансовая отчётность. Сеансум не принимает оплату от клиентов, не формирует чеки и декларации, не заменяет бухгалтера и не считает налоги. Оплату вы отмечаете сами — после того как договорились и встреча прошла.

Зато видно то, чего не видно в переписке: кто остался должен, сколько ожидается в этом месяце при текущем расписании и сколько практика тратит на кабинет, обучение и рекламу. Обычно этого достаточно, чтобы решить, поднимать ли цену и стоит ли снимать кабинет на ещё один день в неделю. Границы периода считаются в часовом поясе практики, а не сервера, — иначе вечерняя встреча последнего числа уезжала бы в соседний месяц.